В общепите прибыль теряется не только из-за низкой выручки. Ошибки в кассе, списании продуктов, технологических картах и расчёте себестоимости могут сделать прибыльное по ощущениям заведение убыточным по факту.
Что делает бухгалтерию общепита сложной
Кафе и ресторан одновременно работают как производство, склад, розница и сервисная компания. Продукты закупаются в разных единицах измерения, перерабатываются по рецептурам, часть веса теряется при обработке, готовые блюда реализуются через зал, навынос и сервисы доставки.
Чтобы цифры были достоверными, бухгалтерский учёт должен быть связан с кассовой системой, складом, технологическими картами и фактическими остатками.
Касса и выручка
Выручка должна совпадать сразу в нескольких источниках: кассовом оборудовании, программе учёта, банковском эквайринге и бухгалтерии. Отдельно контролируют наличные, оплату картой, сертификаты, бонусы, скидки, возвраты и заказы через агрегаторов.
- кассовые смены нужно закрывать своевременно;
- возвраты должны иметь основание и подтверждающие документы;
- расхождения между терминалом и кассой необходимо разбирать ежедневно;
- деньги от доставки нельзя учитывать без отчётов агрегатора;
- чаевые следует отделять от выручки заведения и оформлять по принятой модели.
Продукты, технологические карты и списание
Основа корректной себестоимости - технологические карты. В них фиксируют состав блюда, нормы закладки, выход порции и потери при обработке. Если рецепт меняется, карту нужно обновить, иначе программа будет списывать не те количества.
Списание только «по закупке» не показывает, сколько продуктов фактически ушло в реализованные блюда. С другой стороны, автоматическое списание по неверным техкартам создаёт виртуальные остатки. Поэтому нужны регулярные инвентаризации и анализ отклонений.
Как учитывать доставку и агрегаторов
Площадка доставки может удерживать комиссию, стоимость продвижения, логистику и другие платежи до перечисления денег ресторану. В учёте важно разделять выручку от заказов и услуги агрегатора, сверяя их с отчётом за период. Чистое поступление на счёт не заменяет первичные документы.
Зарплата и персонал
В общепите часто применяются сменные графики, почасовая оплата, премии и доплаты. Бухгалтерии нужны оформленные графики, табели, кадровые документы и понятные правила начисления переменной части. Отдельного контроля требуют больничные, отпуска, ночные часы, подмены и выплаты сотрудникам.
Какие показатели должен видеть собственник
- выручку по залу, доставке и самовывозу;
- себестоимость блюд и food cost;
- валовую прибыль по категориям меню;
- списания, недостачи и отклонения инвентаризации;
- расходы на персонал, аренду, эквайринг и агрегаторов;
- операционную прибыль и точку безубыточности.
Частые ошибки в учёте кафе
Наиболее опасны устаревшие техкарты, редкие инвентаризации, смешение закупок для бизнеса и личных нужд, отсутствие документов на фермерскую продукцию, несверенная касса, ручные корректировки без основания и учёт выплат агрегатора как полной выручки.
Минимальный порядок контроля
- Ежедневно сверять кассу, терминал и отчёт продаж.
- Еженедельно контролировать ключевые остатки и отрицательные позиции.
- Ежемесячно проводить полную сверку склада и бухгалтерии.
- Актуализировать техкарты при каждом изменении рецепта или выхода.
- Разбирать отклонения по себестоимости до закрытия месяца.
Команда BuhStaff может настроить бухгалтерский учёт кафе или ресторана, восстановить документы и вести налоги, зарплату и отчётность на постоянной основе. Оставьте заявку, чтобы получить расчёт стоимости сопровождения.
Материал носит информационный характер. Набор документов и порядок учёта зависят от формата заведения, договоров и применяемой системы налогообложения.
